تنظيم وإدارة الفعاليات

من الأولويات الرئيسة لأي منظمة الوصول إلى قطاع عريض مـن جمهورها المستهدف والتعريف بأنشطتها وأهدافها وخدماتها. وبلوغ هذه الأولوية لا يتحقق بالإعلانات الترويجية وحدها. بل يحتاج بالضرورة لتنظيم الكثير من الفعاليات الجماهيرية المباشرة. مثل: المؤتمرات أو الندوات أو ورش العمل. ومن هنا أصبحت هذه الفعاليات واحدة من أهم الأنشطة على جدول أعمال الكثير من المنظمات الرسمية والخاصة.

لكن تنظيم الفعاليات بصورته المجردة ليس هو المقصود وإنما التنظيم الجيد والمحكم للحدث. والذي ينتج عن فهم أعمق واحترافية كبرى في تخطيط وإدارة مثل هذه الأحداث المهمة. ولذلك تعتبر خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات من الأنشطة الحيوية التي يتزايد عليها الطلب في العصر الحديث. وهو ما نتج عنه تخصص بعض الشركات في هذا النشاط على وجه التحديد لتلبية الطلب المتزايد عليه.. ومنها آيديز جاليري  Ideas Gallery.

فكرة خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات من آيديز جاليري  Ideas Gallery

تتمحور خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات الخاصة بـآيديز جاليري  Ideas Galleryحول تنفيذ أنشطة فعالة ومتكاملة ذات صلة بكافة تفاصيل الحدث. وبأدوات تقنية وإعلامية وإدارية احترافية تتواءم مع التطورات التكنولوجية والعلمية والمهنية في هذه المجالات من كافة الجوانب. وبما يهدف لخروج الفعالية بأعلى مستوى من الجودة والتميز. ويساعد عملاءنا على تعزيز مكانتهم السوقية والمؤسسية وتعميق تواصلهم مع جمهورهم المستهدف.

أهمية خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات

• الفعاليات من أهم الأعمال التي تشغل أجندة أبرز الجهات الرسمية والخاصة على المستوى الدولي.
• الإدارة الجيدة لها تساهم في توصيل رسالة المؤسسة وأهدافها للجمهور المستهدف.
• التنظيم الجيد للفعاليات ركيزة أساسية لتعزيز العلاقات بين المؤسسة وجمهورها الداخلي والخارجي.
• التنظيم المحكم للفعاليات فرصة متميزة للتفاعل المباشر مع الجمهور المستهدف.
• التنظيم المتميز للفعاليات يساهم في التسويق المباشر للمؤسسة.

منهجية آيديز جاليري  Ideas Galleryفي “تنظيم وإدارة الفعاليات”

تستند خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات في آيديز جاليري Ideas Gallery لنظم علمية وتطبيقية متطورة تتواءم مع ظروف العملاء وجمهورهم المستهدف. بما يساعد في تحقيق أهدافهم الإعلامية والتسويقية. وتتضمن منهجية العمل لدينا:

• التركيز على تحديد الأهداف والجمهور بدقة:

• تحديد الأهداف بدقة أحد أساسيات نجاح الفعاليات الجماهيرية.
• تحديد الأهداف بدقة نقطة البداية في تنظيم حدث منظم ومتكامل.
• تحديد الجمهور المستهدف وشرائحه المختلفة ركن رئيس في التخطيط للفعاليات وإنجاحها.

• التفرد والتميز:

• تجنب الوسائل والأفكار النمطية السائدة في تنظيم الفعاليات الجماهيرية والأحداث الكبرى.
• تطوير أساليب جديدة وفعالة في التنظيم والإدارة والتسويق وأرشفة الحدث. مثل: التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي والأرشفة الإلكترونية.
• تبني أفضل الطرق التنظيمية والترويجية يعمق من قوة الروابط بين عملائنا وجمهورهم المستهدف.
• تدعم خدماتنا لتنظيم وإدارة الفعاليات أطيافاً متنوعة من الآليات التنفيذية والتسويقية.

• التنوع والشمولية:

• خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات لدينا ذات مجال واسع تتميز بتنوع الأدوات والتقنيات والبرامج.
• تضم خدماتنا الخدمات الفرعية كافة ذات الصلة بالخدمة الرئيسة. مثل: تنظيم حفل الافتتاح وإدارة العلاقات مع كبار الضيوف والترويج الإعلامي والإلكتروني وغيرها.
• يتوافر لدى فريقنا الكثير من الإداريين والفنيين والإعلاميين والمسوقين المتخصصين في كافة مجالات إدارة الفعاليات وتنظيمها.
• التنوع في الأدوات التنفيذية والتسويقية والإعلامية يضمن تحقيق أقصى استفادة للعملاء من الآفاق والإمكانيات العديدة التي يتيحها التنظيم الجيد والمتكامل للفعاليات.

أبرز خدمات آيديز جاليري  Ideas Galleryفي “تنظيم وإدارة الفعاليات”

تتوافر آيديز جاليري Ideas Gallery على خدمات فرعية متنوعة ضمن خدمة تنظيم وإدارة الفعاليات. وذات فعالية كبرى تضمن لعملائنا توفير منتج نهائي عالي الجودة يتناسب مع الجمهور المستهدف من الفعالية. وتستند جميعها على مناهج علمية وآليات تقنية متكاملة. توجه بأكملها لتحقيق أقصى استفادة من الأدوات والتقنيات المتاحة في تحقيق الأهداف التي يسعى إليها عملاؤنا من تنظيم الفعاليات المختلفة. وتعزيز التواصل مع الجمهور. وبالتالي تحقيق الريادة والتميز في المجال، ونستعرض في السطور التالية أبرز الخدمات الفرعية التي تدرج ضمن خدمات “تنظيم وإدارة الفعاليات” وتتسق مع أهداف العملاء الإعلامية والتسويقية. وتشمل هذه الخدمات:

إعداد / تصميم ملف الفعالية

• الإعداد الجيد للفعالية بدءاً من صياغة التصور الأولي لسير الحدث وحتى التنفيذ النهائي.
• تصميم خطة الفعالية وتقديم مخطط زمني تفصيلي للعملاء.
• توضيح مجمل مهام فريق العمل والأهداف المطلوب تحقيقها من الحدث.

التجهيزات الفنية للقاعة الرئيسة الفعالية

• تصميم خطة التجهيزات الفنية لكافة المعدات والأدوات المطلوبة للفعالية.
• توفير خدمات تأجير القاعات والمعدات الصوتية ومعدات الإضاءة وغيرها.
• تجهيز القاعة الرئيسة للفعالية بأحدث أجهزة الإضاءة والصوت والعرض ذات الجودة المتميزة.
• توفير فنيي الصوت والإضاءة طوال فترة الفعالية لضمان تدارك أي خلل فيها.
• تصميم وتنفيذ ديكور القاعة الرئيسة بما يتناسب مع هوية الفعالية.
• تجهيز المنصة الخاصة بالمنبر والمقاعد والطاولات واللوحات الاسمية وغيرها.

التجهيزات الفنية لمسرح الفعالية

• تجهيز خشبة المسرح بآلية احترافية كي تتحمل العمل الشاق والأوزان الثقيلة.
• توفير أجهزة عالية الجودة للتحكم في الصوت والإضاءة:
• تركيب أنظمة صوتية وربطها بكافة أنحاء القاعة.
• توفير مكبرات صوت وميكروفونات سلكية ولا سلكية داخل المسرح.
• توفير نظم إضاءة من كشافات احترافية وأبراج وهراسات ووحدة التحكم وغيرها.
• تجهيز المسرح بأجهزة بث إشارات وموجات عالية الوضوح للعرض على الشاشات.
• تجهيز منصة كبار المتحدثين على جانب المسرح بتصميم يتناسب مع هوية الفعالية.
• توفير مقاعد أنيقة لكبار الضيوف وطاولة فاخرة مجهزة بلوحات اسمية وميكروفونات وكافة الإكسسوارات الأخرى.

إنتاج وتصميم ديكورات المعرض المصاحب للفعالية

• توفير خدمة تصميم وتنفيذ معارض مصاحبة للفعالية.
• تصميم وتنفيذ ديكورات الأجنحة الخاصة بالفعالية بحسب رغبة العميل.
• توفير طاولات ومقاعد للجناح الواحد للمعرض وكافة الأجهزة الكهربائية وأدوات الإضاءة.
• توفير خدمات لوجستية أخرى مثل: تدشين الأجنحة وتصميم الأرضيات ومراسم الافتتاح وخدمات ما بعد انتهاء المعرض.

تنظيم المؤتمر الصحافي للفعالية

• الإشراف على المؤتمر الصحافي الخاص بالترويج للفعالية.
• تجهيز قاعة المؤتمر بالأدوات الفنية اللازمة لنجاح المؤتمر.
• توفير المادة الصحافية للمؤتمر ونشرها في وسائل الإعلام المختلفة.
• توفير وجبات غذائية لحضور المؤتمر مع مشروبات ساخنة وباردة.